Mit eurer Gemeinde starten

ministriva hilft euch, Zahlungen und ihre Verwendung gemeinsam nachzuvollziehen. Die aktuelle Fassung unterstützt EUR und den deutschen Arbeitsablauf. Spendenübersichten sind noch keine steuerlichen Zuwendungsbestätigungen.

1. Gemeinde und Anfangsbestände

Lege unter „Organisation“ euren Arbeitsbereich an. Richte eure Zwecke ein, bevor du unter „Anfangsbestände setzen“ Bank- und Kassenbestand zum Übernahmestichtag verteilst. Die Summe der Zweckanteile muss mit Bank und Kasse übereinstimmen. Der Anfangsbestand lässt sich nur vor der ersten Buchung setzen.

2. Zahlungen prüfen

Importiere einen Kontoauszug als CSV oder erfasse eine Zahlung manuell. Prüfe in der Vorschau Datum, Vorzeichen, Währung und Gesamtsumme. Einnahmen sind positiv, Ausgaben negativ. Der Import bucht noch nichts. Öffne anschließend „Prüfen“, wähle Buchungsart, Kontakt und Zweck. Teile eine Zahlung bei Bedarf auf mehrere Zwecke auf; die Teilbeträge müssen genau aufgehen. Ist eine importierte, noch offene Zahlung kein echter Geschäftsvorfall, kannst du sie mit „Ausschließen“ und einer Begründung aus der weiteren Bearbeitung nehmen. Sie bleibt in der Änderungshistorie nachvollziehbar.

3. Kollekten und Belege

Erfasse unter „Transaktionen“ über „Kollekte erfassen“ anonyme Kollekten mit Zählvermerk. Eine zweite berechtigte Person muss die Erfassung freigeben. Wenn ihr das Bargeld einzahlt, ordnet den Bankeingang als Einzahlung aus der Kasse zu. Dadurch zählt die Kollekte nicht doppelt als Spende. Hinterlege für Ausgaben die Originalbelege.

4. Fehler korrigieren

Kontaktdaten können korrigiert werden. Bereits gebuchte Zahlungen werden im Buchungsjournal mit einer Begründung storniert und anschließend richtig erfasst. Eine Rückzahlung ordnest du der ursprünglichen Spende zu. Gespeicherte Spendenübersichten werden bei betreffenden Rückzahlungen als überholt gekennzeichnet.

5. Monat abschließen

Vergleiche den angezeigten Bankbestand mit eurem Kontoauszug und den Kassenbestand mit dem tatsächlich gezählten Bargeld. Kläre offene Zahlungen und fehlende Belege. Erst dann bestätige die Bestände. Ein geschlossener Monat sperrt rückwirkende Buchungen. Zum Wiederöffnen sind eine Begründung und die Freigabe einer zweiten Person erforderlich. Eine irrtümlich gestellte, noch offene Freigabeanfrage kann unter „Nachweise“ mit einer Begründung zurückgezogen werden.

6. Daten mitnehmen

Im Buchungsjournal kannst du Buchungen als CSV, den aktuellen Datenstand als JSON oder das vollständige Archiv mit Originalbelegen herunterladen. Der CSV-Export ist kein geprüfter DATEV-Import. Für offizielle Zuwendungsbestätigungen und den Steuerberatungsimport verwendet ihr bis zur fachlichen Freigabe euren bisherigen, geprüften Prozess.

Wenn etwas nicht klappt

Bei einem gleichzeitigen Bearbeitungskonflikt aktualisiere die Daten und prüfe den Vorgang erneut. Melde technische Fehler mit den Arbeitsschritten und der Fehlermeldung an hello@kampanos.pt. Bitte verwende dabei keine echten Spenderdaten.